2025.09.01
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ビジネスコミュニケーションも整理整頓が大切①
岩手県の整理収納アドバイザー・整理収納コンサルティングstyle-Rの金田玲子です。岩手県内で、「家庭の整理収納」と「職場環境の改善」をテーマに講座研修、現場サポートなどを行っています。
今回のテーマは「ビジネスコミュニケーションも整理整頓が大切」。皆さんは、仕事でどのような連絡手段を取っているでしょうか。
・直接話す
・メールで連絡する
・LINE WORKSやSlack等チャットで送る
など今は様々な手段がありますね。私も上記全て使用しています。
一方で、大変恐縮ながら時々困ることがあります。
・話の目的がいつまでも見えてこない
・メールを最後まで読まないとわからない
・１チャットで異なる連絡内容が混在する
などです。
特に仕事では、社内外問わず「伝わる」コミュニケーションが求められます。そもそも、伝えても相手に伝わらなければ意味がない。かつ、じゃあ時間をかけて伝わるまで伝えればいいのかというとそうではない。「短い時間で・わかりやすく」伝わるコミュニケーションが必要、というのはご承知の通りです。
整理収納の仕事を始めてからは、物の整理だけでなく「会話や文章の整理整頓」もビジネススキルとして必須だと感じるようになりました。そこで、今回から3回程度にわたり、伝わるビジネスコミュニケーションを整理整頓の観点でお伝えしていきます。お読みくださっている皆さんは大丈夫だと思いますが、職場全体で改めてチェックしてみてください。
①結論から伝える
今回のコラムで最も伝えたい結論が「結論から伝える」です（笑）これは皆さん重々ご承知のことかと思います。
そもそもビジネスコミュニケーションで5W1Hは不可欠です。When（いつ）・Where（どこで）・Who（誰が）・What（何を）・Why（なぜ）・How（どのように）は、いずれも情報を抜け漏れなく正確に伝えるために必要な要項です。
その中でも、連絡時には最初に
以下結論を明示することが求められます。
・what＝何について
・why＝なぜ連絡をしているのか
・when=いつまでに対応が必要か
・how=どの手段を求めているか
例えば
・○○セミナー演題について
・ご相談のご連絡です
・○○の資料について
・作成依頼のご連絡です
・締切：○月〇日
・提出先：○○フォルダ
などですね。なぜこれが必要なのでしょうか。
会話の受け手・文章の読み手からすると来た連絡が
・何についてなのか
（案件AなのかBなのか個人的な話か）
・連絡目的は何か
（報告・確認依頼・回答依頼・相談など）
・急ぎか否か
の3点がわからないと、求められている結論に辿り着けるような「話を聴く、読む体制」が整いません。
長い連絡に限って
・要対応かと思ったら共有報告だった。
・報告かと思ったら相談だった。
・実は早めの要回答だったとか。
最後まで聴かないと、読まないと結論がわからない、ということがよくあります。すると結局また最初から聞き直したり読み返したりする必要が出ることも。
結論が最初にわからないのは、山登りで言うと頂上が霧で見えないのと同じ。頂上ゴールに辿り着くためには、方向性の明確化が必須。＝伝わる会話や文章にも最初に「方向性の結論提示」が必須なのです。
文章を思ったままに並べるのではなく、相手に伝わる並べ方にする。
わかってはいても、普段はもちろん、トラブル発生時、緊急時など大事な時こそ、意識しないと焦ってつい抜けがちです。話す前に最初の一文を考える。文章は作ったら1回読み返す。癖をつけると、毎回改善点も見えてきます。
このように、伝わるコミュニケーションには「会話や文章の整理整頓」という観点も大切です。次回の金田担当時にそのポイントの続きをお伝えしていきます。